Uma hora ou outra você irá precisar remover duplicatas dentro de sua planilha. As duplicatas nada mais são do que instâncias do mesmo registro que aparecem duas ou mais vezes em sua base de dados.
Já imaginou você trabalhando em uma planilha com um controle de notas fiscais e no meio dessa base “de repente” apareçam dois lançamentos da mesma transação? Um cliente, por exemplo, fez a compra no valor de R$ 10.600,00 mas por algum motivo esse dado foi duplicado ao ser lançado.
Então quando você for fazer uma analise desse cliente em especifico, você pode pensar que tem R$ 21.200,00 em receita. Você poderá tomar muitas decisões com base nisso e é com base nos dados errados!
Por esse motivo encontrar duplicatas nas Planilhas Google é crucial antes de realizar qualquer análise de dados. Vamos ver como conseguimos eliminar esses dados rapidamente de nossa planilha.
Ferramenta para Remover as Duplicatas
As Planilhas Google fornecem um recurso nativo de remoção de duplicatas que é muito útil para essa finalidade. Ela pode ser facilmente localizada dentro do menu e vai nos ajudar nesta limpeza.
Para acessa-lo basta ir no menu superior de sua planilha em: Dados > Limpeza de dados > Remover cópias.
Assim que você clicar em “Remover cópias“, será solicitado que você escolha quais colunas de sua base seja verificado se há duplicatas.
Neste ponto você pode querer remover duplicatas onde as linhas coincidam totalmente, escolher uma coluna específica, como um número de nota fiscal ou razão social.
Independentemente dos critérios que você utilize e de quais dados estejam nas outras colunas, você pode decidir qual coluna deseja validar.
Logo após você decidir quais colunas deseja validar e confirmar esta ação clicando em “Remover cópias“. Todas as duplicidades serão removidas automaticamente e será mostrado um pop-up com um relatório resumido.
Nele estará informando quantas duplicatas foram encontradas e removidas:
Veja que validando todas as nossas colunas ele encontrou apenas um valor em duplicidade e já o removeu. Deixando ainda 10 linhas exclusivas de dados em nossa planilha.
Nós tínhamos dois lançamentos para a empresa Sheets Easy no valor de R$ 10.600,00 mas agora após a limpeza ficou apenas um. Esse recurso de limpeza é muito eficaz para essa finalidade, quando precisamos retirar esses valores de nossa base de dados.
Caso você não queira remover esses dados de uma vez mas deseja ao invés disso destaca-los, é possível através da formatação condicional onde eu explico mais nesse post Como destacar linhas nas Planilhas Google com a formatação condicional
Destacar valores duplicados
Temos diversos recursos nas Planilhas do Google e a formatação condicional é uma delas. Ela é uma técnica muito útil para formatar células únicas e intervalos de dados em suas planilhas, com base no fato de atenderem a determinadas condições.
O que pode nos ajudar também em nossa planilha é destacar os valores duplicados. Como abordei no post “Como destacar linhas nas Planilhas Google com a formatação condicional”.
Além da remoção de duplicatas, destacar esses valores também podem ser muito útil em nosso dia a dia. Neste exemplo da que temos uma base de dados com notas fiscais que possivelmente tem duplicidade.
Para fazer essa validação precisamos contar cada linha dessa base de dados e verificar se eles se repetem. Para isso podemos utilizar uma função de contagem, como a função CONT.SES. Ela basicamente conta em um intervalo de dados a quantidade de vezes que determinado valor se repete.
Com essa dinâmica, podemos validar algumas colunas. Vamos seguir em frente e definir em nossa validação as colunas que contêm Data, CNPJ e Valor. Pois caso esses três valores se repitam, a possibilidade de haver duplicidade é de praticamente 100%.
Como Destacar Duplicatas nas Planilhas Google
Nessa aula aprendemos a como destacar linhas duplicadas dentro das Planilhas Google. Desta forma não corre o risco de você colocar mais de um valor e ser repetido dentro de sua base de dados.
Com isso nos conseguimos identificar todas as linhas duplicadas dentro de uma base de dados. De uma forma simples e rápida conseguimos descobrir todos os valores que se repetem e evitar duplicidades ou conseguir identificar mais rapidamente quando temos um valor que se repete.
